在信息时代背景下，财政档案管理数字化转型日益凸显其重要性和必要性，传统的档案管理方式已难以满足快速增长的数据需求，亟需转型以提高效率、节省资源。财政档案管理数字化转型是信息时代不可逆转的潮流，对进一步提高工作效率、方便档案查询与管理、促进提高政府管理和决策能力等具有深远意义。

　　一、财政档案管理数字化转型的意义

　　（一）提高工作效率，节省人力物力

　　数字化转型在财政档案管理领域具有显著的意义。首先，通过将纸质档案数字化，大大提高了档案检索和整理的效率。传统的纸质档案管理需要耗费大量时间和人力，而数字化转型能够实现信息的快速搜索和定位，大幅减少工作耗时。此外，数字化档案的存储成本相对较低，避免了传统档案的空间占用问题，节省了不少人力物力资源。

　　（二）有利于档案的长期保存和利用

　　数字化转型有助于保障档案的长期保存和利用。纸质档案容易受到自然环境、时间流逝等因素的影响，导致信息的逐渐模糊和损坏。而数字化档案通过电子媒体保存，能够有效地避免这些问题，保证档案信息的完整性和可用性。此外，数字化档案也更容易进行备份和多地存储，进一步提高了信息的安全性和可靠性。

　　（三）方便档案查询和管理

　　数字化转型使档案的查询和管理变得更加便捷。传统的档案查询需要手动翻阅大量文件，耗费时间且容易出错。而数字化转型后，只需在系统中输入相关关键词，便能快速定位所需信息，大大提高了查询效率。此外，数字化档案管理系统还能够实现档案的分类、标签化管理，进一步简化了档案管理流程。

　　（四）促进提高政府管理和决策水平

　　数字化档案转型对于政府管理和决策能力的提升具有积极影响。数字化档案提供了更加丰富和准确的数据支持，使政府在决策制定过程中能够更好地了解历史数据和趋势，从而做出更明智的决策。此外，数字化档案还能够实现信息的共享和协同工作，有利于政府部门之间的信息交流和协调。

　　综上，财政档案管理数字化转型在提高工作效率、保障档案长期保存、方便档案查询和管理以及促进政府管理和决策能力等方面具有重要意义，为现代化治理和高质量发展提供了有力支撑。

　　二、财政档案管理数字化转型面临的困难

　　（一）需统筹考虑各项技术条件

　　财政档案管理数字化转型需要充分考虑各项技术条件的整合。不同部门可能已经采用了不同的信息系统和软件，数字化转型可能需要整合这些系统，确保信息流畅传递和互通。此外，不同档案形式（如纸质、电子、影像等）的统一数字化也需要解决格式兼容性和数据转换等技术问题。

　　（二）转型过程中如何保障数据安全

　　数据安全是数字化转型中的重要问题。财政档案涵盖大量敏感信息，如政策标准、财政奖补、财务数据、纳税信息等，需要在数字化过程中确保其不被恶意获取或篡改。因此，建立健全的数据加密、权限管理和访问控制机制是必不可少的，同时也需要建立灾备和恢复机制，以应对可能的数据安全事件。

　　（三）档案管理人员变动快且数字化能力不一

　　数字化转型需要较为稳定的档案管理人员，且人员需具备相应的数字化知识和技能。然而，各部门单位档案管理人员变动较多，且传统档案管理方法的惯性，一些档案管理人员可能缺乏数字化技能，这可能导致档案基础知识不扎实、操作不熟练、数据录入错误等问题。因此，需定期组织投入时间和资源进行培训，不断提升档案管理人员的数字化能力。

　　（四）硬件设施更新改造投入大

　　财政档案管理数字化转型需要先进的硬件设施支持，包括高性能服务器、存储设备、扫描仪等。这些硬件设施的更新和改造需要较大资金投入，同时也需要考虑后续维护和升级成本，这对于地方财力十分有限的部门单位造成一定难度。

　　综上，财政档案管理数字化转型虽然带来了诸多优势，但也面临着技术条件整合、数据安全保障、队伍不稳定、人员能力提升和硬件设施投入等一系列困难。克服这些困难需要有系统的规划和策略，并紧密结合实际情况，确保数字化转型顺利进行。

　　三、推进财政档案管理数字化转型的路径

　　（一）制定科学合理的数字化转型规划

　　推进财政档案管理的数字化转型需要制定科学合理的规划，以确保转型目标明确、步骤清晰，从而在数字化过程中能够充分利用现有资源并规避潜在的风险。例如，澳大利亚联邦政府数字化档案项目（DAP）就是一个成功的案例。在该项目中，政府充分评估了现有档案管理系统，明确了数字化的范围，确定了数字化的阶段性目标，以及合理的时间表。通过科学规划，他们避免了资源浪费和不必要的投入，确保了数字化档案管理的顺利推进。同样地，中国广东省财政厅也在数字化转型中制定了详细的阶段性目标。他们根据实际情况，明确了每个阶段的任务和重点，以确保数字化过程的有序进行。这样的规划不仅有助于资源的合理配置，还能够在数字化转型中提高工作效率，减少不必要的延误。

　　（二）加大技术设施投入，完善基础设施

　　数字化转型离不开先进的技术设施的支持。在数字化档案的过程中，高性能扫描仪、大容量的存储设备以及稳定的网络环境是必不可少的。美国国家档案局作为数字化转型的佼佼者，投资了大量资金购置高性能的扫描仪和数字存储设备，以保证数字化档案的高效进行。这些设备不仅能够提高数字化效率，还能够保证数字化的质量。另一方面，英国国家档案馆通过建设统一的数字化平台，成功解决了数据分散和冗余的问题。这个平台集成了不同部门的数字化数据，避免了信息的重复录入和冗余存储，提高了档案管理的效率。这种技术设施投入不仅提高了数字化转型的效率，还能够为未来的数字化管理奠定坚实的基础。

　　（三）创新人员培育机制，提高数字化管理能力

　　稳定的档案管理队伍是数字化转型中的关键环节，可建立“AB岗”制度，进行双向协同管理，若因工作变动，个别人需调离岗位，可采取“老带新”方式破解队伍不稳定、管理脱节问题。同时，定期开展专业培训，帮助档案管理人员熟练掌握数字化工具和技能，以确保数字化过程的顺利进行。新加坡国家档案局为档案管理人员组织了专门的数字化培训课程，涵盖了数字化工具的使用方法、数据管理的基本原则，以及隐私保护的重要性。通过培训，档案管理人员不仅能够更好地适应数字化工作环境，还能够提高数字化管理的能力，更好地理解数据安全的重要性，避免信息泄露和不当处理等问题。

　　综上所述，推进财政档案管理的数字化转型需要从制定科学规划、加大技术设施投入、加强人员培训等多个方面考虑。通过借鉴国际成功案例，财政部门能够更有信心地推动数字化转型，为更高效的管理和决策提供坚实支持。

原文链接：http://czt.hunan.gov.cn/czt/czgg/cjlt/202308/t20230810_29457220.html
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